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设计师如何与“甲方”有效沟通

时间:2019-09-16     作者:Tommy子言【转载】   阅读

有不少人,长久以来处于一个误区,他们认为所有的设计师都是内向的,只会对着电脑干点活出点图而已,但实际上,要想做出令大家都满意的作品,设计师是需要在前中后期做大量的沟通工作的,所以如何与自己的“甲方”进行高效沟通,一直是绝大部分设计师每天都需要面对的重要问题。

设计师如何与产品人员沟通(平面、网页、UI、插画、动漫、三维适用)

然而,设计师与甲方“势成水火”的情况时有发生,其实很多时候并不是甲方的需求有多么无理、也不是设计师的作品有多糟糕,问题的根源其实只在于“沟通”。只有当设计师与甲方之间的沟通是高效而且顺畅的,双方才能达成合作。

先来说下,让设计师闻之色变的“甲方”到底是何方神圣。



通俗点说,甲方就是花钱请你(设计师)干活的人。这种人可能是你的客户,也可能是你的老板(上司或老板)。“客户”这个甲方大家都应该没啥异议的,但我为什么把大家的老板都拿出来当作“甲方”呢?因为在很多情况下(尤其是当设计师还未能独当一面的前提下),作为设计师的你,对接最多的人其实是你的老板,你的工作其实是执行老板下达的命令、完成老板提出的需求。

既然甲方分为两种,设计师在与“甲方客户”和“甲方老板”沟通的时候,自然也得有不一样的方式。因此,在这篇文章中,我会分别针对这两种不同的“甲方”讲述相应的沟通方式。

PS:这篇文章,我是从设计师的角度去讲述如何跟“甲方”沟通,设计师们请自行收藏;另外,在很多时候,我们也许同时扮演着甲方与乙方的角色,我们也许是设计师的小领导,同时也许每天都在面对自己的老板(上司或客户)。所以无论你是“甲方”也好,“乙方”也罢,我都一样真诚地欢迎你来阅读,因为知己知彼,才能百战百胜嘛。

必须指明的是:有效沟通的目的,是促成甲乙双方合作的顺利开展,实现双赢,如果有一方 “输了”,那么沟通也是失败的,记住,我们要的结果是“双赢”。

好了,现在就开始吧!先给大家看一张我从《项目管理》的教程上扒下来的“沟通模型图”。



无论是从事哪一个行业、或者负责哪一个项目,这个“沟通模型图”都是通用的。我们可以先以客户对设计师提出需求这个具体的事情来进行解释一下“沟通模型图”中的沟通步骤:

1、 编码。客户将所需设计的项目需求和内容转化为语言或文档。

2、传递信息。客户通过沟通的渠道(可能是面对面的会议、电话、即时通讯工具)向设计师传递信息。

3、解码。设计师把客户传统的信息还原成有意义的观点。

4、告知收悉。接收到信息后,设计师需告知客户已收到信息(告知收悉)。注意,在这里,设计师的“告知收悉”并不一定意味着同意或理解信息的内容哦。

5、反馈/反应。设计师对收到的需求信息进行理解和分析之后,把还原出来的思想或观点转化成信息,再传递给客户。

这是一个“需求还原”的过程,作用有两个:一是告诉客户我已经清楚了解你的需求了,二是让客户确认你所了解的需求是否跟他们提出的需求是同一回事。

在这个沟通的过程中,客户要确保所提出的需求是清晰的、完整的,需要确认需求已被设计师正确理解。而设计师也要确保所接收的需求是完整的、正确的,并需要告知客户或做出适当的回应。

要特别留意的是:在沟通中可能受各种因素的干扰,比如距离、文化差异和缺乏背景信息、以及不熟悉的技术、不合适的基础设施等等。这些是传递信息过程中出现的“噪声”。为了使沟通更为高效,设计师在与客户沟通之前,最好先做做功课,应该提前了解客户的文化背景和企业文化,以降低沟通中出现的“噪声”。

其实在实际的沟通过程中,这个“沟通模型图”的“发送方和接收方是不断转变的,希望大家根据实际的情况把这个沟通过程了解清楚。

好了,现在我们具体来讲设计师和客户之间的沟通技巧。


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设计师 VS 甲方客户

我们是朋友,你有需求而我正好专业。

游戏规则:熟人好办事

先了解一下广告公司的基本游戏规则吧。广告圈子说大不大,说小不小,大部分的广告公司都是靠走”熟人主义“路线来盈利的。也就是说,所面对的客户一般都是熟人介绍,可能在客户内部有相熟的高层管理者,或自己即是客户公司的高层。比如说某某大型IT公司的高管自己开一家广告公司,专门接了老东家的单子来做,这种情况最为普遍。

既然是熟人,那么在沟通上就好办多了,我和你之间知根知底的,你想要什么我都了解,合作起来当然轻松咯。



早些年我也曾下海创业开过一家广告公司,那段创业的经验告诉我:广告公司自己去找客户是很难很难的,一来达成合作的成功率不高,二来就算能顺利合作,对方也会狠狠的压价,迫使你赚不到钱。唯有“熟人”才能让你的公司立于不败之地。

沟通之前,先给自己准确的定位

不少设计师在跟客户沟通的时候不断碰钉子,其实这并非个人能力的问题,而是你没站好自己的位置。因此在跟客户沟通之前,你首先要做的是了解清楚自己所处的位置,先准确定位自己的职责,再去跟客户沟通。

如果你是一般的设计师,那么,你只要好好照顾客户的感受,满足他们对成果的要求即可;但如果你是设计总监,那么你还需要站在老板的角度,去衡量经济成本、时间成本、人力资源成本等多种因素,务求达到利润最大化。

关于提案和创意:城里人套路深

坦白的告诉你,广告公司的提案都是“套路”。所谓的创新其实很多情况下都是照搬已有的案例而已,客户给广告公司一个星期时间做提案,设计师可能只用几个小时就能完成,尤其是能力比较强的设计师。

为什么会这样呢?别怪设计师不去创新,真实的情况是再好的创意都只能用一次,再怎么天马行空的创意,都不如一次超出客户预期的执行来得实在。

客户要的是可执行、可实现的结果,在满足客户需求的前提下,实现超出他们预期效果(只需超出一点点),就能大获全胜。是的,这样看起来不太厚道,但是,事实上这才是设计师及广告公司的生存之道。

你可以用各种软件画出天马行空的特技效果,客户对此也表示非常认同,期望值爆表,但是,这些特效是不一定能完全实现的(或者需要超出预算N倍才能实现),那么客户的期望值可就直线下降了,到头来,客户的需求还是实现不了,那岂不是浪费大家的时间和金钱?真的是得不偿失。

关于需求还原:重点在于执行

“沟通模型图”中有个“反馈信息”的过程,对应设计师来说,你的反馈就是一个需求还原的过程。在反馈的时候,有两个步骤是必须的:

一、 完整无误地复述客户的需求,并得到客户的认同。

相信大家都玩过一个游戏,5个人站成一排,A对B说一句话,B传达给C,C传达给D,D再传给E,结果在大部分情况下,E讲出来的句子跟A说的相差很远。这是因为在信息传递的过程中,“噪声”在影响着大家的沟通。所以,设计师必须把客户的需求完整地复述给客户,以确保你所听到的跟客户所表达的是一致的。

二、用客户认同、你也可以执行的方案反馈客户的需求。

很多时候,客户在跟设计师沟通时候并不知道自己想要的东西具体是什么样子的,可能他们心中有那么一个模糊的影子,但无法用语言和文字表达出来。这时候,设计师要学会利用自己的方式去启发他的思维,比如从客户喜欢什么颜色、喜欢什么风格等方面挖掘他的喜好,再引导他的思考方向,从而做出的方案在他所理解的基础上,能让客户认同的。

当然,这个方案同时也必须是你可以在规定时间内执行的。(上一点有说过)

与客户成为朋友吧

刚才也说过,客户一般都是“熟人”,在合作之余,也要跟他们多联系。日常在QQ、微信上闲聊、偶尔与他们相约吃饭、打球、旅游等等,投其所好,有助于关系的融合。

可能在第一次合作时,你跟客户只是认识,经过多次非工作上的交流,有助于让你和客户之间建立良好的关系,在下一次合作的时候,你们的沟通“噪声”就会大大的减少了。

要提醒的是,如果客户有非工作上的其他要求(你懂的),你可能需要跟对方“耍太极”,你需要权衡得失,务求达到平衡。不到迫不得已的情况都不要轻易拒绝对方的要求。

别忘了多给客户一些赞美

大部分跟“沟通技巧”有关的图书都会用大篇幅去介绍赞美的技巧和方法,可见“赞美”的重要性。一句看似无关重要的问候,一句轻描淡写的表扬,都能在肯定对方基础上,给予自己的立场,让双方的关系不会变得张弓拔弩。

这一点在国内尤其适用,试着从双方第一次见面的时候就不经意称赞一下对方,不但能愉悦对方,也许会意想不到的惊喜哦。(感觉有点像跟客户谈恋爱,那就对了o(^▽^)o)

11个沟通要点(这也是从书上扒下来的)

大多数沟通技能对于工作来说都是相通的,例如:

1. 主动倾听和有效倾听;

2. 通过提问、探询意见和了解情况,确保更好地理解;

3. 开展教育,增加团队知识,以便更有效地沟通;

4. 寻求事实,以识别或确认信息;

5. 设定和管理期望;

6. 说服个人、团队或组织采取行动;

7. 通过激励来鼓舞士气或重塑信心;

8. 通过训练来改进绩效和取得期望结果;

9. 通过协商,达成各方都能接受的协议;

10. 解决冲突,防止破坏性影响;

11. 概述、重述,并确定后续步骤。

这些我不一一解释了,大家可以结合实际情况思考一下。

再讲一个当年跟客户沟通的案例:


几年前,跟《蓝妹》啤酒合作进行一个网站设计的项目(当然这是熟人介绍的),我以公司合伙人兼设计总监的身份去跟对方客户进行沟通。

第一次沟通之前,我会先做足功课,了解对方品牌的相关内容,包括现有的产品、宣传手段等等,以及打听客户负责人的喜好,同时把曾经做过的相似品牌的成功案例准备好。

见面的时候,需要向客户展示我们公司的实力,我们一般都是用PPT来展示过往的成功案例,尤其是与知名品牌合作的案例,这样会让客户对我们充满信心。然后,我们会花大量的时间聆听客户讲述他们的需求,我们必须真真切切地了解了客户的真正需求,才能为客户提供合适的方案。

在双方确认方案,并即将开始执行之前,有一项沟通工作是非常重要的,这就是制定“需求清单”。在这份清单里,务必把所有执行的细节要点都沟通好并罗列出来,尤其是每个项目的对接人。比如说,需求中包含产品拍摄的项目,那必须列清楚谁负责拍摄、谁负责修图、拍摄场地由谁负责落实、费用由那一方承担等等。把“需求清单”制定好,就等于规划好沟通的路线,那么在执行过程中遇到困难的时候,根据需求清单即可轻松把事情解决。(合作达成签约后,记得先收30%-50%的预付款哦)

很多设计师都会遇到客户不断提出需求变更的情况,到底改还是不改,往往让设计师很纠结,那么我想说的是,在项目推出市场前,合作中一切的变更与否、怎么变更,都归于项目的时间进程如何。如果距离项目的结束还有很长时间,那么你可以考虑变更,反之,项目的期限马上就要到了,客户也不敢冒险让项目推倒重来,对吧?!

还有一点要提醒大家,在合作的过程中,千万不要因为不好意思,或者不想得罪客户,就随便答应客户免费为其做一些额外的工作。我认识的一个公司老总就是因为好心免费为客户做了一点小东西,最后因为效果不满意,使得本来收费的项目也泡汤了,所以切记不要做“烂好人”,一切都得按“需求清单”做事。

总之,我认为设计师与客户之间最好的合作方式是:我们是朋友,你有需求而我正好专业。希望大家回去好好理解这句话的意思吧。

设计师 VS 甲方老板

办公室生存之道——请正视我的能力和努力

除了与客户沟通,设计师在工作中还要花更多的时间与老板(上司)进行沟通,因此我觉得老板也是设计师的一个重要的甲方。

那么,我们该如何跟老板沟通呢?关键的一点是:请正视我的能力和努力。

看清自己所处的位置

首先,设计师应该好好地理解公司的架构,了解清楚设计部门在公司所处的位置,以及自己在部门中担任的角色。在不少广告公司、创新型公司中,设计部门是处于主导位置的,在这种公司里,设计师的地位比其他部门要高一些,因此设计师的“底气”也更足些。而在某些科技类的公司中,设计部门属于支撑式的位置,在这种公司里,设计师的地位不高,工作往往只需做好执行就足够了。认清自己在部门、在公司里的位置,才能以合适的姿态面对跟老板之间的沟通。

创造自身价值

刚才提到,设计师要看清楚自己所处的位置,才能以合适的姿态与老板沟通。但是,你所处的位置不是一成不变的,它会随着你个人的能力、价值而改变。因此,让老板看到你的价值,你才能在与老板的沟通中处于相对平等的位置。

这里我告诉大家一个“捷径”:花2、3个星期甚至更短的时间,完成一项超乎老板预期的事情,老板就能看到你的价值啦!

不过,仅有一两次表现自身价值是远远不够的,你需要在短时间内,达成多次阶段性的小成果,尽快树立起在公司的专业权威,让你的老板更加信任你,这样才能更好地与老板实现相对平等而良好的沟通。

主动沟通:让老板看到你的努力

如果本身能力有限,无法独立做出很厉害的项目来,难道就只能在沟通中处于劣势?我的回答是:不一定的。你需要积极主动地与老板沟通,让老板看到你的努力。比如说,在会议上主动提出对项目的看法,同时给予具体的解决方案,这样能让老板和同事对你刮目相看的同时,也可以开始一步步地建立起你在公司的权威。(更多精彩内容请关注我的微信公众号:种梦。)

另外,主动加班也是让老板刮目相看的一件事。老板总会对热爱工作,工作积极的员工另眼相看,相信你们沟通的时候也会更顺畅。

加入原创,不断创新,与老板达成深度合作

再讲两个跟老板合作的案例:

在当年创业做合伙人的时候,在达成合作之前,我就主动提出,在我技术入股加入公司后,必须要把我自己原创的品牌NESKY作为公司的项目,进行推进。另外,目前我在一家母婴品牌担任设计总监,同样我也把自己原创的卡通公仔授权给公司开发产品,这种深度的合作有助于增强双方的互信,建立权威,还有助于设计师全面发展,让公司与个人达到共赢。



所以我建议,在保证工作能按时顺利开展的前提下,你可以尝试利用业余时间进行一些创作,不仅能提升自己的能力,说不定还能跟公司的项目进行合作呢。把自己设计的东西与公司的项目相结合,这样的双赢是最好的。

特别要提醒一下的是,就算跟公司跟老板的关系再好,也务必要注重个人的知识产权哦,也就是说,假如你把自己原创的品牌、卡通用于公司产品时,必须要与对方签约,方可授权其使用哦。

保持努力、保持低调,避免树大招风

对于个人能力较强的设计师来说,在公司沟通技巧主要是保持努力、保持低调,安心做好本职工作替老板分忧即可,避免卷入不必要的人事斗争,以免被“误伤”哦。

而刚毕业的设计师,进入一家公司开始工作的时候,尽量要保持良好的心态、制定长远的发展计划,在两三年内尽量保持稳定,要看清楚是否有晋升的空间,同时要学会稳中求变。当在一家公司工作两三年后,你才慢慢开始考虑跳槽吧。要学会保持稳定,稳中求变,主动沟通哦。

后记

首先我们回顾一下今天所说的两个甲方,一个是你的客户,另外一个是你的老板,无论是对待客户还是对待老板都需要,像对待朋友一样,首先是展示自己的能力,建立起互信,然后达成深度合作,有效地沟通。这样才能让你在工作中立于不败之地,如鱼得水。

现在是求职旺季,大家如果想拿到高薪,不妨看看我所写的,如果想更进一步,成为设计总监的话,可以看看我写的,刚毕业的设计师,想趁机学习新的设计技能,我推荐你看我的。最后希望大家多多支持我的文章,记得用力推荐哦。

关于作者


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TOMMY子言『种梦』品牌创始人,广州人气设计总监,站酷推荐设计师,网页设计师联盟设计指导,25岁担任设计总监,27岁成为公司合伙人,时任宾诺广告、天适樱花品牌顾问。现任“润本”设计总监。拥有12年以上品牌设计经验,6年以上企业高级管理经验。具有深厚的设计背景,对色彩、图形有独特的领悟,作品曾多次被国内外多家知名网站以及平面杂志刊登,包括站酷、网页联盟、红动中国、《arts国际版 / 中文版》、《NewWebPick》、《Artzmania》、《火星杂志》、《CGArt》等。曾参与运营服务的国际知名品牌超过30个,其中包括箭牌、嘉士伯、蓝妹、中国电信、徐福记、天适樱花、润本、疯蜜、豪伦诗等。

艺术设计成果(部分)

2016年创立“种梦”品牌;

2012年创立手表品牌“豪伦诗”;

2012作品入选50/100新锐展(纽约&上海)——全球80后华人100位设计师;

2011年创立“NESKY”品牌;

2011年应邀接受《站酷》及《网页设计师联盟》专访;

2010年作品被国际设计书籍《LAYOUT DESIGN THE DECORATIVE ART OF BOOK》收录;

2008年受《arts》国际版(英国)邀请参与中国设计师100的专题;

2007年创立“T&Y”品牌。


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